Хаос в задачах, потерянные дедлайны, переписки в мессенджерах… так выглядит работа многих команд. Задачи теряются, сроки «уплывают», информация рассеивается по чатам. В итоге страдает бизнес: клиенты ждут дольше, сотрудники тратят время на уточнения, а руководители теряют контроль.

В Битрикс24 есть инструмент, который решает эту проблему — группы и проекты. Если использовать их правильно, вы получите рабочее пространство, где всё под рукой: от идей до финального результата.

Почему это важно
Сегодня у большинства компаний растёт количество задач и участников. Без системы структура разваливается: кто-то забывает отчёт, кто-то не понимает приоритеты, а файлы теряются в переписке.
Компании могут теряют большое количество рабочего времени из-за несогласованности. Битрикс24 предлагает решение — рабочие пространства в формате групп и проектов, где всё фиксируется, хранится и контролируется.

Проблема

• Команды путаются, где обсуждать задачи, где хранить документы, где вести календарь.
• Переписки ведутся вне системы, часть информации теряется.
• Руководитель не видит полной картины, сотрудники не понимают, кто чем занят.
• Непонятно, чем отличается группа от проекта.

Решение: группы и проекты
1. Группы
Подходят для постоянных отделов или рабочих команд: бухгалтерия, HR, маркетинг.
Используются для обсуждения идей, обмена файлами, планирования встреч и звонков.
Внутри группы можно подключить любые инструменты: задачи, чат, календарь, диск, базы знаний, фотогалерею и др.
Настраивается уровень конфиденциальности:

• Открытая — доступна всем.
• Закрытая — видна в списке, но нужен запрос на вступление.
• Секретная — не отображается в списке, попасть можно только по приглашению.

В группах задачи видны всем участникам.
Итог: группа — это постоянное рабочее пространство без конечного срока, где задачи объединены по общему признаку.

2. Проекты
Используются для временных целей со сроком: новый сайт, мероприятие, рекламная кампания.
Проект — это план работ, состоящий из задач, ведущих к конкретному результату. В проекте можно назначить руководителя, поставить сроки, отслеживать прогресс.
Поддерживаются разные подходы к управлению:

• Канбан — удобно отслеживать этапы и статусы.
• Список — классический контроль задач.
• Диаграмма Ганта — планирование взаимозависимых задач, полезно для долгих и сложных проектов.
• Календарь — визуализация загрузки по датам.

Проекты можно сделать открытыми, закрытыми или секретными — так же, как группы.
Итог: проект — это инструмент для достижения результата в конкретные сроки.

3. Коллаборации

• Создаются для работы с клиентами или внешними подрядчиками.
• Дают ограниченный, но полноценный доступ к задачам и коммуникации.
• Подходят, если нужно вести совместный проект с подрядчиком, не пуская его во внутренние процессы.

Методы управления: Гант и Скрам
Диаграмма Ганта (каскад)

• Подходит для больших проектов (2+ месяца или десятки задач).
• Позволяет ставить взаимозависимости между задачами.
• Сразу видно загрузку команды и длительность этапов.
• Хороша для производства, строительства, регламентированных проектов.

Скрам

• Более гибкий подход для работы с неопределёнными результатами.
• Основа: короткие спринты, встречи команды, постоянная обратная связь от заказчика.

Подходит для:

• маркетинга с большим количеством гипотез,
• вывода новых продуктов,
• тестирования MVP.

Не подходит для отдела продаж или регламентированных процессов.
Разница:
Гант — строгие сроки, последовательность, предсказуемость.
Скрам — гибкость, гипотезы, неизвестный результат.

А если это сложно?
Есть сомнения:

• «Создавать долго» — на деле 2–3 минуты.
• «Неудобно отслеживать» — можно включить канбан, список, календарь, Гант.
• «Много уведомлений» — гибкая настройка уведомлений и «тихий режим».

Итог
Группы и проекты в Битрикс24 помогают команде из хаоса перейти к порядку:

• всё фиксируется,
• сроки видны,
• каждый понимает, кто за что отвечает,
• руководитель контролирует результат.

При правильной настройке система превращается в рабочий хаб, где идеи, задачи и результаты связаны в единую картину.

Хотите внедрить группы и проекты в своей компании без ошибок и лишних затрат? Обратитесь к нам - золотому партнёру Битрикс24 — мы настроим систему под ваши задачи и покажем, как превратить её в инструмент роста бизнеса.