Бесконечные папки, подписи на каждом листе, ожидание курьера — всё это тормозит работу. Особенно, если часть сотрудников работает удаленно или филиалы в разных городах. Решение есть: электронный кадровый документооборот (КЭДО) в Битрикс24. Это способ подписывать кадровые документы онлайн — быстро, безопасно и по закону.

Почему это важно
Сегодня всё больше компаний переходят на электронный документооборот, включая кадровые процессы. Закон это разрешает, а выгода очевидна: сокращаются сроки, снижаются расходы и риски ошибок. Бумажный документооборот в распределённых командах обходится компаниям в тысячи рублей и часы потерь ежемесячно — на пересылку, ожидание и ручное подписание. КЭДО решает эти проблемы.

Что такое КЭДО и как он работает в Битрикс24
КЭДО — это обмен кадровыми документами в электронном виде без бумаги.

В Битрикс24 весь процесс проходит внутри системы и занимает считанные минуты. Работодатель загружает документ, выбирает участников — сотрудника, руководителя и при необходимости согласующего. После этого документ отправляется на подписание через сервис Госключ.

Сотрудник получает уведомление в Битрикс24, открывает документ и подписывает его с помощью простой электронной подписи (ПЭП) — она доступна всем пользователям по умолчанию. Работодатель или уполномоченный представитель подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), установленной на USB-носителе или в облаке.

После того как обе стороны поставили подписи, система автоматически уведомляет участников о статусе документа. Подписанный файл можно скачать и хранить в электронном архиве компании. Весь процесс — от загрузки до получения готового документа — происходит онлайн, без бумаги, курьеров и ожиданий.

Какие задачи решает КЭДО
КЭДО в Битрикс24 помогает:

• подписывать кадровые документы быстро и безопасно;
• экономить время и ресурсы на пересылке;
• снижать расходы на бумагу, принтеры и курьеров;
• работать с удалёнными сотрудниками без лишней бюрократии.

Особенности и ограничения КЭДО в Битрикс24
КЭДО в Битрикс24 имеет определенные нюансы:

• сотрудники получают уведомление в чате о документе на подпись;
• после подписания документ нужно скачать — архив не хранится вечно;
• срок на подписание — 24 часа, иначе потребуется повторная отправка;
• пока нет полной автоматизации бизнес-процессов;
• интеграция с бухгалтерией и автоматическим учётом (отпуска, расчёты зарплат) есть, но она может потребовать дополнительных настроек. Например, Битрикс24 заявляет о связке с 1С.

Какие документы можно, а какие нельзя подписывать через КЭДО
Можно онлайн подписывать такие документы, как трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, уведомление об изменении условий трудового договора.
Но есть исключения: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и трудовая книжка (если не переведена в электронный вид) — эти документы необходимо оформлять на бумаге.

Плюсы и минусы КЭДО в Битрикс24
Плюсы:

• простая настройка;
• удобная интеграция с Госключом;
• ПЭП доступна всем сотрудникам без сложных процедур;
• доступна интеграция с 1С.

Минусы:

• добавление сотрудников выполняется вручную;
• ограниченные сценарии автоматизации;
• для крупных компаний может не хватить функциональности.

Когда стоит использовать КЭДО в Битрикс24
Используйте КЭДО, если:

• в компании 50 сотрудников и больше;
• есть удалённые или региональные сотрудники;
• вы уже активно работаете в Битрикс24 и хотите упростить HR-процессы.

Доступно на тарифах “Стандартный”, “Профессиональный” и “Энтерпрайз”.

Итог
КЭДО в Битрикс24 — это первый шаг к полному отказу от бумаги. Простое решение для компаний, которые хотят работать быстрее и современнее. Оно идеально подходит для небольших и средних организаций, где важны скорость и удобство. Крупным предприятиям пока может потребоваться более масштабная HRM-система, но КЭДО в Битрикс24 — отличная точка старта.

Хотите настроить КЭДО в Битрикс24 без лишней головной боли? Обратитесь к нам — сделаем быстро и правильно!